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Kassensysteme organisieren Warenbewegungen
2. September 2009 | 
Autor: Jedes Geschäft, egal ob Einzelhandel oder Dienstleistungsunternehmen, in dem Geld gegen Ware oder zum Beispiel Haarschnitt den Besitzer wechselt, ist auf moderne Kassensysteme angewiesen. Nicht nur zum Addieren der Verkäufe und zum Aufbewahren der kassierten Geldbeträge, sondern auch, um die Umsatzdaten zu speichern. Die umfangreichen Funktionen eine modernen Kassensystems können viele der sonst aufwändigen, alltäglichen Kontrollarbeiten erleichtern. Damit können bei vielen Kassensystemen bis zu einhunderttausend Artikel über die integrierte Software verwaltet werden, über 60000 Warengruppen, bis zu 1000 Bediener und vieles mehr. Mit früheren Kassensystemen war nicht denkbar, solche Datenmengen zu verwalten. Ein gut programmiertes Kassensystem bietet für die Mitarbeiter leicht erfassbare Funktionen, die über einen Touch Screen intuitiv zu bedienen sind. Robuste Gehäuse, vorzugsweise aus Metall, sind auch für rauere Arbeitsumgebungen, wie Lager, Bäckereien oder ähnlich belastete Betriebe geeignet, wenn sie wasser- und staubdicht verarbeitet sind. So können jeder Umsatz und auch Wareneingang leicht und schnell erfasst werden, Kundendaten gespeichert werden, Bestellungen mit Kundendaten und Datum in dem Kassensystem gespeichert werden. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter können gespeichert und minutengenau abgerechnet werden. So werden Kassensysteme zu praktischen Helfern bei der Verwaltung aller Vorgänge im Geschäft. Kombiniert mit Scannern kann das Kassensystem die verkauften Artikel per gespeicherter Artikelnummer identifizieren und direkt vom Warenbestand abziehen. Damit wird eine permanente Inventur durchgeführt und der Unternehmer weiß zu jeder Zeit, welchen Warenbestand mit welchem Wert er noch im Lager hat, welche Artikel am besten verkauft werden und womit er den meisten Gewinn erwirtschaften konnte. Diese Informationen erhält er durch die Verarbeitung der Daten aus den Kassensystemen in einem speziell für den Betrieb ausgelegten Warenwirtschaftssystem. Die Übertragung der Daten aus dem Kassensystem funktioniert per Datenfernübertragung, entweder per Kabel, wenn sich der zentrale PC im gleichen Haus befindet und ein vorhandenes Netzwerk genutzt werden kann. Praktischer und kostengünstiger ist es, die DFÜ per Telefon und Modem durch zu führen. Die so bereitgestellten Daten aus den Kassensystemen werden zu Auswertungen verarbeitet, die einen genauen Überblick über die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse des Betriebes geben. Bestellvorschläge, Umsatzstatistiken und Arbeitszeiterfassung sind dabei nur einige der wichtigen Statistiken, die die Kassensysteme in Echtzeit zur Verfügung stellen. Dadurch ist der Unternehmer jederzeit in der Lage, auf Veränderungen im Kundenverhalten zu reagieren und sein Angebot entsprechend umzustellen. Schwund jeder Art wird vermieden, da der Warenbestand ständig mittels permanenter Inventur kontrolliert wird. Der Lagerbestand kann dem tatsächlichen Bedarf angepasst werden, also nicht zuviel und nicht zuwenig Ware. Kassensysteme können im Netzwerk oder auch als allein stehende Kassensysteme installiert werden. Welche Art von Installation für das jeweilige Geschäft die richtige ist, ist je nach Anforderung des Betriebes verschieden. So braucht man in einem kleinen Kiosk nur ein kleines Kassensystem, das die Verkäufe registriert und speichert, der Textilhandel benötigt da schon eher Kassensysteme, die höheren Anforderungen gerecht werden können. Vor dem Kauf eines Kassensystems ist also abzuklären, welche Funktionen benötigt werden, damit die Kassensystem Installation nicht überdimensioniert wird.
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Registrierkassen in der Bäckerei und im Einzelhandel
Zur Ausstattung eines Gewerbebetriebes gehören, insbesondere im Einzelhandel, auch Registrierkassen, um tägliche Einnahmen erfassen zu können. In Supermärkten und Warenhäusern werden meist moderne, netzwerkfähige Registrierkassen genutzt, die in einem komplexen Kassensystem alle Umsätze erfassen, zur Abrechnung bereithalten und für statistische Auswertungen zur Verfügung stellen. Dass im Einzelhandelsgewerbe natürlich auch verschiedene Regalsysteme bereitstehen, um eine optimale Warenpräsentation zu ermöglichen, ist ebenfalls sicher. Denn nur mit einer optimalen Präsentation der Waren, wird auch der Verkauf optimiert. Ob Waren tatsächlich optimal angeboten werden, lässt sich auch an den Umsatzzahlen erkennen, die mit modernen Registrierkassen über beliebige Zeiträume statistisch miteinander verglichen werden können. Zur Ausstattung im Einzelhandelsgewerbe gehört natürlich auch eine gute Be- und Ausleuchtung der Geschäftsräume. Die Einrichtung eines Bäckereigeschäfts ist eine Herausforderung der besonderen Art, weil hier frische und offene Lebensmittel verkauft werden. Da gehört nicht nur ein ausreichend großes Brotregal in den Laden, auch die Theke worin Kuchen und Kleingebäck präsentiert werden, muss eine ansprechende Warendarstellung ermöglichen. Natürlich sind in Bäckereien auch Registrierkassen im Einsatz, die als Hauptaufgabe wie überall im Einzelhandel die Erfassung aller Einnahmen registrieren. In Filialbäckereien ist es auch üblich, dass über die Registrierkassen die Arbeitszeiten aller Verkäufer und Verkäuferinnen erfasst werden. Ebenso wird hier die tägliche Retourenerfassung mit Hilfe der Kassensoftware in den Registrierkassen aufgenommen und an die Unternehmenszentrale übermittelt. Von der Verwaltung des Betriebes aus ist es auch möglich, jederzeit die in den Registrierkassen hinterlegten Preislisten zu aktualisieren, so dass jede Filiale des Unternehmens mit ständig aktuellen Preisinformationen versorgt ist. Auch Bestellungen können über Registrierkassen aufgenommen und an den Produktionsbetrieb geleitet werden. Registrierkassen sind in Bäckereien meist an einer zentralen Stelle auf der Kuchentheke platziert, so dass eine Erfassung aller Verkäufe die Bedienung weiterer Kunden nicht behindert. Natürlich werden Registrierkassen nicht nur in Bäckereien genutzt, sondern in den verschiedensten Einzelhandelsbetrieben. Und für jede Einzelhandelsbranche bieten Kassenhersteller spezifische Kassen -Lösungen an, die branchengebunden die Arbeit unterstützen und erleichtern. Registrierkassen, Netzwerkkassen und Kassensysteme mit moderner Kassensoftware bieten viele Arbeiten, wofür dann in kein weiteres Erfassungs- und Verarbeitungssystem investiert werden muss. Das bedeutet natürlich erhebliche Kosteneinsparungen, die dann in der Preiskalkulation berücksichtigt werden können. Viele Registrierkassen bieten sogar die Option, Preiskalkulationen durchzuführen. Dafür können alle in der Kassensoftware hinterlegten Daten genutzt werden, und erneut ist kein zusätzliches Berechnungssystem notwendig. Leistungsfähige Kassensysteme und Netzwerkkassen sind im Einzelhandel also unverzichtbar, weil diese modernen Registrierkassen so umfangreich Kosten einsparen und vermeiden helfen. dass sich das auch auf die Endpreise niederschlägt, mit denen Waren an den Kunden verkauft werden. Und je besser das Preis-Leistungs-Verhältnis ist, um so eher sind die Kunden auch geneigt, ihre Einkäufe dort zu tätigen, wo ihnen alles stimmig erscheint.
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Kasse mit neuen Speichern nachrüsten
Ausstattung und Einrichtung eines Gewerbebetriebes ist mindestens auf Beratungsebene die Aufgabe eines Gewerbeausstatters. Dass aber auch bei der Betriebsausstattung derzeit durch die Finanzkries gespart wird, werden auch Gewerbeausstatter spüren. Denn auch Gewerbebetriebe haben mit Umsatzeinbußen zu kämpfen und schieben Investitionen möglichst hinaus. Und die Einrichtung beziehungsweise die Ausstattung speziell im Bereich Betriebsmobiliar wird nach Möglichkeit hinausgezögert, weil derzeit die Krise offensichtlich zu erheblichen Sparmaßnahmen zwingt. Aber es werden auch der Krise zum Trotz Investitionen getätigt. So beabsichtigen viele Betriebe, qualifizierte und gut ausgebildete Fachkräfte einzustellen, weil sie sich davon ein besseres Arbeitsergebnis und damit höhere Umsätze versprechen. Da in den nächsten Jahren ein neues Fiskalgesetz zum Greifen kommen wird, sind alle Geräte aus dem Bereich Kasse mit sogenannten Fiskalspeichern nachzurüsten. Das dürfte speziell bei Kassenherstellern einen Umsatzanstieg bewirken, da eben die Speichermedien zu installieren sind, was zunächst Nachrüstaufträge bei Firmen mit einer Kasse, einem Kassensystem oder einer Registrierkasse bedeutet. Da in Deutschland zahllose Kassen genutzt werden, dürfte das einen enormen Aufschwung bei Kassenherstellern bedeuten. Dort, wo eine Kasse nicht mehr mit den neuen Speichermedien nachgerüstet werden kann ist über die Anschaffung einer neuen Registrierkasse nachzudenken. Wobei gerade bei dieser Gelegenheit die Investition in ein Kassensystem sinnvoll sein kann. Da in den nächsten Jahren die klassische Registrierkasse, wie man sie seit rund zwanzig Jahren im Einzelhandel kennt, immer weniger updatefähig sein wird, dürften Kassensysteme und Netzwerkkassen immer mehr in den Fokus rücken und zur Anwendung kommen. Mit einem modernen Kassensystem ist man in jeden Fall auf der sicheren Seite, eine Kasse zu nutzen, die auch noch viele weitere Jahre über eine updatefähige Kassensoftware verfügt und damit insbesondere den gesetzlichen Anforderungen genügt. So könnte gerade jetzt in der Krise ein noch nicht greifendes Gesetz dafür sorgen, dass die Wirtschaft nicht noch weiter und nicht so steil sinkt, wie bisher. Stattdessen könnte eine Stagnation der Krise dafür sorgen, dass es früher wieder zu einem Wirtschaftswachstum kommt, als bisher angenommen.
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Gelegentlich benötigen auch Handwerksbetriebe Kassen
Unter Gewerbebetrieben versteht man umgangssprachlich Handwerksbetriebe und produzierende Betriebe. Als Beispiele sind anzuführen Maurerbetriebe, Landschaftsgärtnereien sowie Betriebe in der Industrie, die beispielsweise Farben zur Wohnraumgestaltung herstellen. Viele Gewerbebetriebe haben ihrem Produktions-/Verarbeitungsbetrieb auch einen Verkaufsbereich angegliedert, weil sie nicht nur (über den Versand) Waren an Großabnehmer verkaufen sondern auch sogenannte haushaltsübliche Mengen an Privatkunden abgeben. Die Einrichtung eines Gewerbebetriebes ist branchen-abhängig unterschiedlich. Berufsspezielle Werkzeuge gehören in die Werkstätten und Produktionshallen ebenso wie branchen-spezielle Maschinen. Zur Waren- und Produktpräsentation werden die unterschiedlichsten Präsentationssysteme angeboten. Regalsysteme sind nicht in jedem Betrieb sinnvoll, es gibt auch Rolltische und viele andere Präsentationsmöglichkeiten. Kassen werden in den Betrieben dann benötigt, wenn regelmäßig Bargeldgeschäfte stattfinden. Da moderne Kassensysteme über leistungsstarke Kassensoftware verfügen ist es auch möglich, sämtliche betriebswirtschaftlichen Vorgänge über diese Kassensoftware zu verwalten. PC-Anbindungen sind insofern möglich, als dass über eine Schnittstelle vom PC aus auf das Betriebssystem der Kasse zugegriffen werden kann. In einer modernen Kassensoftware ist nicht nur die Erfassung der Verkäufe möglich, es sind auch Anwendungen eingerichtet, die statische Erhebungen wie Umsatzvergleiche und Warenbewegungen ermöglichen. Zur weiteren Ausstattung eines Gewerbebetriebes gehört natürlich auch, dass die Werkstatt und der Produktionsraum nicht nur mit typischen Werkzeugen ausgerüstet werden. Arbeitsschutz und Unfallverhütung sind bei der Einrichtung und Ausstattung ebenfalls zu berücksichtigen. Dazu kann auch gehören, dass Stromkabel so verlegt werden, dass keine Stolperfallen entstehen. Bei einem Kassensystem würde sich da geradezu anbieten, auch mobile Kassen zu nutzen, damit in besonders gefährdeten Bereichen des Betriebes Gefahren von vornherein vermieden werden. Mobile Kassensysteme sind in Gewerbebetrieben beispielsweise dann einzusetzen, wenn Wareneingänge in die Kassensoftware eingetragen werden. Mit mobilen Scannern können über Barcodes, ähnlich wie im Einzelhandel, Warendaten erkennen und per Funk ins Kassensystem übertragen. Desweiteren können Kabelverbindungen von der Kasse aus vermieden werden, wenn der Zugriff auf die Kassensoftware ebenfalls Funkgesteuert ist, ähnlich einer drahtlosen Verbindung zwischen einem PC und dem Internet. Unfallvermeidung und Arbeitsschutz ist in Gewerbebetrieben natürlich auch über branchen-typische Arbeitskleidung wichtig. Da gibt es beispielsweise Sicherheitsschuhe zum Beispiel für Gärtnereiberufe ebenso wie Schutzhelme in der Forstwirtschaft, die vor herabfallenden Ästen und umstürzenden Bäumen schützen sollen. Berufstypische Arbeitskleidung in Pflegeberufen wird wohl jedem bekannt sein. Zum Arbeitsschutz der Mitarbeiter und zum Infektionsschutz der Patienten dienen hier Einweghandschuhe und der nicht unbekannte Einweg-Mundschutz. Auch in Dienstleistungsbetrieben der Pflegebranche (Krankenhäuser, Massage- und Gymnastikpraxen) können Kassen und Kassensysteme genutzt werden. Schließlich sind Praxisgebühren und Rezeptzuzahlungen ebenso zu verwalten wie die Krankenhauszuzahlung für bis zu 28 Kalendertage im Jahr. Sicher gibt es im Krankenhaus und in der Arztpraxis spezielle Abrechnungs- und Verwaltungssysteme, die von Kassensystemen sicher nicht ersetzt werden können. Aber z.B. In der Massagepraxis kann ein Kassensystem mit guter Kassensoftware die Rezeptzuzahlung ebenso gut verwalten, wie auch die Terminplanung hierüber möglich ist.
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Umsatz machen im Ernährungsgewerbe
Die Ernährungswissenschaft hat gerade eine Studie veröffentlicht woraus hervorgeht, dass diejenigen mit Übergewicht oft glücklicher sind als Normalgewichtige. Dass Burger, Cola und Co. nicht nur Kinder dicker machen ist ja nichts Neues. Dass FastFood auch glücklich macht ist sicher auch kein unbekanntes Phänomen. Nicht umsonst haben Imbissbetriebe und FastFood-Tempel so regen Zulauf. Und nicht jeder, der sich regelmäßig oder sogar ausschließlich von Fritten und Co, ernährt, ist übergewichtig. Es spielt nämlich auch eine große Rolle, inwieweit man sich sportlich betätigt. Und auch die Veranlagung jedes Einzelnen ist mit ausschlaggebend für Übergewicht. In der Imbiss-Gastronomie werden immense Umsätze getätigt, die längst nicht mehr mit Registrierkassen ausreichend verwaltet werden können. Die Erfassung ist sicher mit einer Registrierkasse möglich, denn dafür sind diese Geräte ja entwickelt. Aber allein der Zeitverlust dadurch, dass regelmäßig Bonrollen für die Belegerstellung in diesen Kassen nachgelegt werden müssen, lässt sich vermeiden. Moderne Kassensysteme sind mit so leistungsfähiger Kassensoftware ausgerüstet, dass zwar auch hier Bons für die Kunden und Gäste als Beleg bedruckt werden. Aber dies ist so im Kassensystem programmiert, dass ein Bon nur auf Wunsch des Kunden erstellt wird. Hierzu muss nach dem Verkaufsvorgang lediglich ein Tastendruck den Druckvorgang aktivieren. Der Beleg für die Umsatzabrechnung nach Geschäftsschluss wird zunächst im Hintergrund in der Kassensoftware erstellt. Mit einem externen Drucker kann dieser Kassen-Beleg dann ebenso ausgedruckt werden, wie auch die Möglichkeit besteht, diesen Beleg wie von herkömmlichen Registrierkassen gewohnt über eine Bonrolle erstellt werden kann. Diese Buchungsbelege, die der betrieblichen Buchhaltung ebenso zur Verfügung stehen wie sie auch als Nachweis bei Betriebsprüfungen dienen, sind für Gäste in der Gastronomie eher uninteressant. Wichtiger ist für den Wohlfühl-Faktor jedes Gastes, dass neben dem leckeren Essen auch die Einrichtung des Restaurants oder Imbiss-Betriebes freundlich und ansprechend ist. Zu einer netten Ausstattung in der Gastronomie gehört natürlich in erster Linie eine positive farbliche Abstimmung. Wenn die Wandfarbe und die Möblierung nicht zusammen passen und der Bodenbelag noch einen zusätzlichen unpassendes Kontrast bildet, wird wohl kein Gast lange bleiben und auch nicht noch einmal kommen. Außerdem sollte ein Imbissbetrieb übersichtlich eingerichtet sein. Der Zubereitungsbereich ist durch eine Theke abgetrennt, wo auch an zentraler Stelle ein Kassen-Modul installiert ist. Wenn es sich um eine Registrierkasse handelt, wird diese wohl mit einem umfangreichen Tastenfeld ausgestattet sein, wo häufig verkaufte Speisen und Getränke hinterlegt sind. Durch diese Möglichkeit zu registrieren wird viel Zeit gespart, die zur Kundenbetreuung oder zur Zubereitung der Speisen genutzt werden kann. Ein modernes Kassensystem dürfte über ein erheblich kleineres Endgerät verfügen, was natürlich Platz spart. Das würde wiederum positiv auf die Gäste wirken, weil es schlicht ordentlicher hinter der Theke aussieht. Die FastFood-Branche ist sicher nicht allein Schuld am Übergewicht in aller Welt. Das Ergebnis der besagten Studie könnte lauten: wer sich und seinen Kindern ein anderes Essverhalten angewöhnen möchte sollte dafür sorgen, dass etwas anderes als dass Essen das Glücksgefühl hervorruft.
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Ausstattung mit Relevanz für Senioren
Betreutes Wohnen ist eine Wohnform, in der z.B. Senioren leben und von Sozialarbeitern dahingehend Hilfestellung und Unterstützung bekommen, ihr bisheriges Leben weitestgehend autonom und selbständig weiter zu führen. Rechtlich gehört das betreute Wohnen nicht zu Wohneinrichtungen im Sinne des Heimgesetztes. Es besteht rechtlich gesehen ein jeweils selbständiger Haushalt, die sozialpädagogische Betreuung wird als Angebot vertraglich definiert und vereinbart. So können Senioren zum Beispiel einen Begleitdienst in Anspruch nehmen, wenn sie sich nicht mehr zutrauen, tägliche Besorgungen allein zu bewältigen. Der Umgang mit Geld an sich ist oft nicht das Problem. Der Stress an der Kasse in Geschäften ist da eher ein Hindernis. Moderne Kassensysteme in Supermärkten können durchaus abschreckend wirken, so dass ältere Menschen verunsichert werden. Hinzu kommt dann vielleicht noch, dass nachfolgende Kunden ihren Einkauf natürlich auch bezahlen wollen, und so mancher in Eile ist. Dann entsteht für den Senioren an der Kasse eine vielleicht unerträgliche Situation. Und der fühlen sie sich oft nicht gewachsen. Hinzu kann dann noch kommen, dass Supermärkte so verwirrend mit Geräten ausgestattet sind, dass mancher den Überblick zu verlieren glaubt. Da sind die Leergutautomaten, die einen Bon mit Barcode ausgeben, der dann am POS-Kassenplatz zur Gutschrift abgegeben wird. Auch die Waagen bei Obst & Gemüse können verwirrend sein. Dort sind auf Tasten alle Waren der Abteilung hinterlegt, mit einem Tastendruck können Gewicht und Preis ermittelt werden. Manchmal sind ältere Menschen mit den vielen Tasten überfordert. Dabei ist die Idee dieser Waagen gut, nämlich einfache Bedienung für den Kunden der selbst aussucht, welche Früchte und wie viel davon er möchte. Der Begleitdienst ist da sicher ein kompetentes Angebot. Denn jüngere Menschen tun sich nicht so schwer, mit Neuerungen umzugehen. Denen macht es auch nichts aus, wenn im Supermarkt neue Kassensysteme die gute alte Registrierkasse ablösen oder gar eine SB-Kasse zur Bezahlung der Einkäufe zur Verfügung steht. Auch die Vernetzung von Waagen oder Leergutautomaten zur Kassensoftware ist für Senioren häufig schwieriger anzunehmen als für die jüngeren Mitmenschen. Es fällt mit zunehmendem Alter eben immer schwerer, Neuerungen akzeptieren und nutzen zu können. Die gute alte Kasse im Tante-Emma-Laden wird nicht mehr zurückkommen. Registrierkassen waren seinerzeit schon für viele eine unvorstellbare Revolution der Technik. Vielleicht ist es für Kassenhersteller und Anwender von Netzwerkkassen und Kassensystemen ein Ansporn, auch Geräte zu entwickeln oder anzuschaffen, die auch von Senioren nicht als Teufelszeug empfunden werden, sondern ganz selbstverständlich als tolle Errungenschaft anzuerkennen. Denn eine Kasse aus Großmutters Zeiten kann schon lange nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen genügen. Sogar Registrierkassen werden möglicherweise vom Markt verschwinden, wenn sie nicht von Kassenherstellern dahingehend weiterentwickelt werden, dass sie Netzwerktauglichkeit an den Tag legen und mit stationären oder auch mobilen Kassensystemen eine gemeinsame Kassensoftware nutzen können. Die Ausstattung aller Lebensbereiche ist meiner Meinung nach immer mehr auf alte Menschen abzustimmen. Denn wir werden immer älter und benötigen dann immer mehr Unterstützung und Erleichterung für alle anfallenden Dinge des Lebens.
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